Как вести учёт доходов и расходов фрилансера в таблице

Чтобы вести учёт доходов и расходов фрилансера в таблице, заведите два отдельных листа: один для поступлений, другой для трат. На каждую операцию отводите одну строку, а на третьем листе считайте итоги по месяцам. Если заполнять строки раз в неделю, прибыль за месяц будет видна сама.

Ниже точные столбцы, формулы и рутина, которую можно сохранить, даже когда много работы с клиентами.

Какие столбцы нужны на листе доходов

Создайте лист «Доходы» и добавьте столбцы в таком порядке:

Столбец	Пример
Дата счёта	2026-03-04
Клиент	Northwind Studio
Проект	Тексты для сайта
Номер счёта	2026-017
Сумма счёта	1 200
Комиссия платформы или платёжной системы	36
Статус	Оплачен / Не оплачен
Дата поступления	2026-03-18

Два решения избавят вас от лишних хлопот потом.

Записывайте сумму счёта и комиссию отдельно. Если платформа удержала 36 из счёта на 1 200, на ваш счёт пришло 1 164. Эти 36 — расход бизнеса, а не уменьшение счёта. Если записать только 1 164, расход скроется, а доход будет выглядеть меньше, чем он был.

Сохраняйте дату поступления. В одних странах налог считают с полученных денег, в других — с выставленных счетов. Что применимо к вам, зависит от страны и налогового статуса, уточните это у местного бухгалтера. Если сохранены обе даты, отчёт можно построить по любому правилу.

Какие столбцы нужны на листе расходов

Назовите второй лист «Расходы»:

• Дата
• Поставщик
• Описание
• Категория
• Сумма
• Учитывается в расходах? (Да / Нет / Частично)
• Чек сохранён? (Да / Нет)

Список категорий держите коротким, от восьми до двенадцати: программы, оборудование, интернет и связь, рабочее место, поездки, обучение, маркетинг, профессиональные услуги, комиссии банка и платформ, прочее. Сделайте столбец «Категория» выпадающим списком (Данные → Проверка данных → Список из диапазона). Тогда «Программы», «программы» и «ПО» не превратятся в три разные категории.

Столбец «Учитывается в расходах?» важен, потому что налогооблагаемую прибыль уменьшают только некоторые траты, а правила в разных странах отличаются. Ставьте лучшую догадку по ходу дела, а раз в год попросите бухгалтера поправить.

Какие три формулы нужны

На третьем листе «Сводка» сделайте по строке на месяц. Допустим, на обоих листах сумма стоит в столбце E, дата расхода — в столбце A листа «Расходы», дата поступления — в столбце H листа «Доходы», а первое число месяца записано в ячейке A2 листа «Сводка».

Доход за месяц (по дате поступления):

=СУММЕСЛИМН(Доходы!E:E; Доходы!H:H; ">="&A2; Доходы!H:H; "<"&ДАТАМЕС(A2;1))

В англоязычной версии и в Google Sheets с английским интерфейсом то же самое пишется как SUMIFS и EDATE, а разделителем служит запятая.

Расходы за месяц:

=СУММЕСЛИМН(Расходы!E:E; Расходы!A:A; ">="&A2; Расходы!A:A; "<"&ДАТАМЕС(A2;1))

Прибыль: доходы минус расходы.

Если комиссии платформ вы храните на листе доходов, добавьте их к сумме расходов.

Пример расчёта

Допустим, в марте вы получили три оплаты: 1 164, 800 и 2 000. Доход составил 3 964. Расходы: программы 49, день в коворкинге 120, курс 36, всего 205.

Прибыль за март: 3 964 − 205 = 3 759.

Если вы откладываете 22% прибыли на налоги, как описано в статье сколько фрилансеру откладывать на налоги, отложить нужно примерно 827. Свободно тратить можно остаток, 2 932. Добавьте на лист «Сводка» четвёртый столбец для налоговой суммы, чтобы видеть это число каждый месяц, а не раз в год. Ставку и правила уточните у местного бухгалтера.

Как не терять из виду неоплаченные счета

Деньги, которые вам должны, ещё не ваши. Добавьте на лист доходов правило условного форматирования: если статус «Не оплачен», а с даты счёта прошло больше 30 дней, строка окрашивается в жёлтый. Одного взгляда на лист хватит, чтобы понять, кому напомнить.

Не включайте неоплаченные счета в доход за месяц. Считайте их, когда деньги пришли, и вы не будете планировать траты на деньги, которых нет.

Какая рутина держит таблицу в порядке

Таблицы ломаются не из-за формул, а потому что записи копятся. Хватит короткой еженедельной привычки:

1. Выберите постоянное время, например пятницу после обеда.
2. Внесите на лист доходов все оплаты за неделю.
3. Внесите все расходы. Сфотографируйте чек, положите в папку с названием месяца и отметьте «Чек сохранён».
4. Пометьте оплаченные счета как «Оплачен» и впишите дату поступления.
5. Посмотрите на лист «Сводка» 30 секунд. Прибыль похожа на правду?

Это занимает десять минут. К концу года у вас двенадцать аккуратных месяцев и папка с чеками. Именно это просят бухгалтер или налоговая.

Частые ошибки

• Смешивать личные и рабочие траты. По возможности заведите отдельный счёт или карту для бизнеса. Если нет, добавьте метку «Личное» и исключайте такие строки из отчёта.
• Удалять строки. Если запись неверна, добавьте корректирующую строку или пометьте её как отменённую. История, которую можно проследить, ценнее аккуратной.
• Следить только за доходом. Выручка радует, но платит вам только прибыль.
• Бросать в загруженный месяц. Восстановить пропущенный месяц труднее, чем потратить пятнадцать минут.

Соберите сами или начните с готового шаблона

Всё описанное выше можно собрать за вечер. Если хотите начать с уже работающих листов, выпадающих списков, помесячной сводки и графиков, готовая таблица сэкономит этот вечер. Продукт ниже построен по структуре из этой статьи.